Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van alle kantooractiviteiten. Je stuurt een team van facilitaire medewerkers aan, bewaakt administratieve processen en zorgt ervoor dat het kantoor optimaal functioneert. Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken en houdt grip op alles wat er achter de schermen nodig is om de organisatie draaiende te houden. Ook werk je samen met collega’s van andere afdelingen en ben je waar nodig inzetbaar als vervanger bij afwezigheid van ondersteunend personeel.

Organisatie & procesbewaking

• Je houdt de dagelijkse kantoororganisatie draaiende en ziet toe op efficiënte en effectieve werkprocessen.
• Je stelt prioriteiten, voert verbeteringen door in procedures en zorgt voor een gestroomlijnde administratieve ondersteuning.
• Je signaleert knelpunten en komt met verbetervoorstellen.

Facility management

• Je beheert de faciliteiten van het kantoor, waaronder onderhoud, inrichting en de beschikbaarheid van interne middelen.
• Je bestelt en beheert kantoorartikelen, PBM’s, bedrijfskleding en andere interne materialen.
• Je zorgt ervoor dat alle voorzieningen op orde zijn om collega’s optimaal te laten werken.

Leveranciers- en contractbeheer

• Je selecteert en beheert contracten met externe leveranciers van facilitaire diensten, zoals schoonmaak, beveiliging, koffievoorzieningen of onderhoudspartijen.
• Je bewaakt de kwaliteit van de geleverde diensten en stuurt bij waar nodig, met oog voor kosten, service en continuïteit.
• Je onderhoudt langdurige samenwerkingen en zorgt voor heldere afspraken.