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Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Rechnungen von Anfang an korrekt und vollständig einzureichen, wodurch Nachfragen und Verzögerungen vermieden werden. Durch klare Richtlinien schaffen wir die Grundlage für einen effizienten und reibungslosen Ablauf. Diese Richtlinien sind verbindlich und müssen bei der Einreichung von Rechnungen befolgt werden, da unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen nicht bearbeitet werden können.
Rechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, die für das Land des Rechnungsempfängers gelten, darunter unter anderem:
Die folgenden Angaben sind auf jeder Rechnung verpflichtend:
Wurden die Waren oder Dienstleistungen über eine Bestellung in Auftrag gegeben, muss die Bestellnummer auf der Rechnung korrekt angegeben werden. Die Sicherstellung der Richtigkeit dieser Angaben trägt dazu bei, dass die Rechnungen den internen Bearbeitungsanforderungen entsprechen. Liegt eine Bestellnummer vor, muss diese auf der Rechnung angegeben werden.
Rechnungen ohne Bestellnummer sind Rechnungen, die nicht mit einer Bestellung verknüpft sind und daher den Namen eines internen Ansprechpartners oder einer Abteilung erfordern.
Bei Rechnungen ohne Bestellnummer spielt die interne Referenz eine entscheidende Rolle im Rechnungsbearbeitungsprozess. Diese Referenz stellt sicher, dass die Leistung oder Lieferung nach Eingang der Rechnung weiterhin eindeutig zugeordnet, überprüft und intern genehmigt werden kann.
In diesem Abschnitt geht es um die Regelungen bezüglich des Formats von Rechnungen, die per E-Mail versendet werden:
Beispiel: Rechnung „100500.pdf“ → Anhang „100500_attachment.pdf“
In diesem Abschnitt werden typische Szenarien beschrieben, in denen Rechnungen abgelehnt werden können. Die nachfolgend aufgeführten Fälle dienen lediglich als Beispiele und geben die entsprechenden Ablehnungsgründe an.
In diesem Abschnitt werden die häufigsten Fragen beantwortet, die Lieferanten haben, wenn eine Rechnung abgelehnt wird. In jeder Antwort wird der Grund für die Ablehnung erläutert und erklärt, wie das Problem behoben werden kann, bevor die Rechnung erneut eingereicht wird.
